阅读心得:模式化工作术
书名:模式化工作术 作者:信太明 译者:王蕴洁 ISBN:978-986-216-689-5 本书开宗明义地就说「模式化工作术」具有「效率性」、「生产力」、「正确性」、「非属人性」。首先,在效率性上,只要有范本可循,就不必每次都从零开始,也无须一再地重新回想,工作效率自然可以提高。其次,于生产力上,只需花费25%的时间就可以解决75%的例行公事,而剩余75%时间,则可投注在25%的高附加价值业务。第三,正确性上,一旦模式化,即使忘记也没有关系,因为记忆已经以模式的方式保存下来,随时可再度使用。最后,在非属人性中,只要为工作订下一定的作业模式和标准,就可以放心把工作交给别人,不管由谁来执行,都可以达到一样的效果。以上就是本书的重点。 在我读完本书之后,我发现该书的模式化工作术,跟软件工程有极大相类似的概念。模式化工作术的效率性跟非属人性,谈到的就是将例行的公事制作成检核表,因此下一次在遇到相同的例行公事,只要将检核表拿出来,逐一确认是否有完成即可,不必重新再思考该如何做。这一点跟软件工程的程序代码再利用(reuse)一模一样。除此之外,即使这张检核表交给别人来执行,执行者也只需要依照检核表行事即可,所完成的效果是不会有差别的。这一点也是跟软件工程的程序代码再利用相关。此时,就要来探讨如何建立这些模式呢?就像软件工程有许多方法学,来建立可再利用的程序代码一样。 本书提出几个方法来建立工作模式化。首先,要有目的,因为缺乏目的的模式化将无法持续。其次,纪录是模式化的第一步,有工作的纪录过程,便可以抽出重要的部分作为模式化。第三,将工作模式化的三个模式,分别是以「5W2H」厘清工作的目的;将达成目的的必要要素按「时间序列」或是「大分类/中分类/小分类」加以分类;将分类的项目写成检查表或手册,分别填入有效的方法,注意事项,自己经历过,或是纪录,保存下来的见解或诀窍。无论做甚么事情都必须明确的了解为什么要这么做,如果没有明确的目的,就无法采取有效的行动。「5W2H」及是Who、Where、When、Why、What、How、How much,只要整理出这些事项,在模式化时,就可以减少错误。时间序列可分为「时间轴流程」、「进度的流程」,时间轴流程可以这样描述:「预约取得日、三天前、前一天晚上六点...