阅读心得：模式化工作术

 

书名：模式化工作术
作者：信太明
译者：王蕴洁
ISBN：978-986-216-689-5

本书开宗明义地就说「模式化工作术」具有「效率性」、「生产力」、「正确性」、「非属人性」。首先，在效率性上，只要有范本可循，就不必每次都从零开始，也无须一再地重新回想，工作效率自然可以提高。其次，于生产力上，只需花费25%的时间就可以解决75%的例行公事，而剩余75%时间，则可投注在25%的高附加价值业务。第三，正确性上，一旦模式化，即使忘记也没有关系，因为记忆已经以模式的方式保存下来，随时可再度使用。最后，在非属人性中，只要为工作订下一定的作业模式和标准，就可以放心把工作交给别人，不管由谁来执行，都可以达到一样的效果。以上就是本书的重点。

在我读完本书之后，我发现该书的模式化工作术，跟软件工程有极大相类似的概念。模式化工作术的效率性跟非属人性，谈到的就是将例行的公事制作成检核表，因此下一次在遇到相同的例行公事，只要将检核表拿出来，逐一确认是否有完成即可，不必重新再思考该如何做。这一点跟软件工程的程序代码再利用（reuse）一模一样。除此之外，即使这张检核表交给别人来执行，执行者也只需要依照检核表行事即可，所完成的效果是不会有差别的。这一点也是跟软件工程的程序代码再利用相关。此时，就要来探讨如何建立这些模式呢？就像软件工程有许多方法学，来建立可再利用的程序代码一样。

本书提出几个方法来建立工作模式化。首先，要有目的，因为缺乏目的的模式化将无法持续。其次，纪录是模式化的第一步，有工作的纪录过程，便可以抽出重要的部分作为模式化。第三，将工作模式化的三个模式，分别是以「5W2H」厘清工作的目的；将达成目的的必要要素按「时间序列」或是「大分类／中分类／小分类」加以分类；将分类的项目写成检查表或手册，分别填入有效的方法，注意事项，自己经历过，或是纪录，保存下来的见解或诀窍。无论做甚么事情都必须明确的了解为什么要这么做，如果没有明确的目的，就无法采取有效的行动。「5W2H」及是Who、Where、When、Why、What、How、How much，只要整理出这些事项，在模式化时，就可以减少错误。时间序列可分为「时间轴流程」、「进度的流程」，时间轴流程可以这样描述：「预约取得日、三天前、前一天晚上六点、当天早晨、等」，进度的流程可以这样说明：「预约确定、确定需携带物品、准备、确认、等」。除此之外，以「大分类／中分类／小分类」的方式，分别的案例为「大分类：数据、文具、其他；中分类：数据有既有数据、文具有笔记、其他有钱包；小分类：数据是现成的数据」。除此之外，本书作者也支持将模式化工作IT化，也就是透过科技的方式，来增进模式化工作的效率。例如：透过定型的书函范例，减少文书制作的时间。使用电子行事历统一管理行程。利用手机的备忘录累积创意的点子。

此外，作者认为很多事情都可以模式化，像是身体状况已模式化管理、提升学习效率的模式、帮助你做出决策的模式、加班增加时地检讨模式、活化公司内部沟通的模式、提升员工干劲的激励模式、可以消灭集体加班的模式、解决上司特有烦恼的模式。对于会议，作者有独到的见解，他认为会议不得多于六人，团队也要以六人为单位。虽然作者并没有引用研究来印证论点，但他认为如果想要针对一个主题畅所语言的讨论，六个人已经是上限。当七、八个人七嘴八舌的时候，很容易就分为两组讨论，讨论内容也会偏离主题。

本书有许多作者自己本时实践模式化工作术的表格，供读者参考。作者不仅提出自己的论点，并且提供实务经验。让读者相当容易了解，先不提这本书的论点，光是理论与实务并重，这点就是非常好的写作方式。很多成功学的书，大多都是提出理论，然后引经据典，引用别人的研究来支持自己的论点。可是实务上呢？作者自己实际的案例呢？作者有没有实务上的实践自己的论点呢？作者能否提供自己实践论点时的数据供读者参考呢？本书就有这些实务案例，这更有利于读者学习或参考。

再来谈谈模式化工作术，一开始我就提出该书「模式化工作术」的基本精神，跟「软件工程」非常类似。当我读完本书后，有一种体会，也许我可以拿「软件工程」的概念，来管理我的工作。而不是只能应用在开发或设计程序上。不过，「模式化工作术」这本书，比较接近生活，毕竟这本来就是作者为了管理公司及自我，而想出的一种成功法则。我很推荐这本书，这本书的概念是很不错的。但是跟这世界上所有的概念或理论都一样，空有想法没有行动或执行，那一切都是空谈。所以读完本书后，我就将「模式化工作术」书中，适合自己的部分，加以实践，到目前的成果相当好，我会持续地以「模式化」的方式去做工作或处理事情。因此，我很乐意推荐本书。