閱讀心得：模式化工作術

 

書名：模式化工作術
作者：信太明
譯者：王蘊潔
ISBN：978-986-216-689-5

本書開宗明義地就說「模式化工作術」具有「效率性」、「生產力」、「正確性」、「非屬人性」。首先，在效率性上，只要有範本可循，就不必每次都從零開始，也無須一再地重新回想，工作效率自然可以提高。其次，於生產力上，只需花費25%的時間就可以解決75%的例行公事，而剩餘75%時間，則可投注在25%的高附加價值業務。第三，正確性上，一旦模式化，即使忘記也沒有關係，因為記憶已經以模式的方式保存下來，隨時可再度使用。最後，在非屬人性中，只要為工作訂下一定的作業模式和標準，就可以放心把工作交給別人，不管由誰來執行，都可以達到一樣的效果。以上就是本書的重點。

在我讀完本書之後，我發現該書的模式化工作術，跟軟體工程有極大相類似的概念。模式化工作術的效率性跟非屬人性，談到的就是將例行的公事製作成檢核表，因此下一次在遇到相同的例行公事，只要將檢核表拿出來，逐一確認是否有完成即可，不必重新再思考該如何做。這一點跟軟體工程的程式碼再利用（reuse）一模一樣。除此之外，即使這張檢核表交給別人來執行，執行者也只需要依照檢核表行事即可，所完成的效果是不會有差別的。這一點也是跟軟體工程的程式碼再利用相關。此時，就要來探討如何建立這些模式呢？就像軟體工程有許多方法學，來建立可再利用的程式碼一樣。

本書提出幾個方法來建立工作模式化。首先，要有目的，因為缺乏目的的模式化將無法持續。其次，紀錄是模式化的第一步，有工作的紀錄過程，便可以抽出重要的部分作為模式化。第三，將工作模式化的三個模式，分別是以「5W2H」釐清工作的目的；將達成目的的必要要素按「時間序列」或是「大分類／中分類／小分類」加以分類；將分類的項目寫成檢查表或手冊，分別填入有效的方法，注意事項，自己經歷過，或是紀錄，保存下來的見解或訣竅。無論做甚麼事情都必須明確的瞭解為什麼要這麼做，如果沒有明確的目的，就無法採取有效的行動。「5W2H」及是Who、Where、When、Why、What、How、How much，只要整理出這些事項，在模式化時，就可以減少錯誤。時間序列可分為「時間軸流程」、「進度的流程」，時間軸流程可以這樣描述：「預約取得日、三天前、前一天晚上六點、當天早晨、等」，進度的流程可以這樣說明：「預約確定、確定需攜帶物品、準備、確認、等」。除此之外，以「大分類／中分類／小分類」的方式，分別的案例為「大分類：資料、文具、其他；中分類：資料有既有資料、文具有筆記、其他有錢包；小分類：資料是現成的資料」。除此之外，本書作者也支持將模式化工作IT化，也就是透過科技的方式，來增進模式化工作的效率。例如：透過定型的書函範例，減少文書製作的時間。使用電子行事曆統一管理行程。利用手機的備忘錄累積創意的點子。

此外，作者認為很多事情都可以模式化，像是身體狀況已模式化管理、提升學習效率的模式、幫助你做出決策的模式、加班增加時地檢討模式、活化公司內部溝通的模式、提升員工幹勁的激勵模式、可以消滅集體加班的模式、解決上司特有煩惱的模式。對於會議，作者有獨到的見解，他認為會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位。雖然作者並沒有引用研究來印證論點，但他認為如果想要針對一個主題暢所語言的討論，六個人已經是上限。當七、八個人七嘴八舌的時候，很容易就分為兩組討論，討論內容也會偏離主題。

本書有許多作者自己本時實踐模式化工作術的表格，供讀者參考。作者不僅提出自己的論點，並且提供實務經驗。讓讀者相當容易了解，先不提這本書的論點，光是理論與實務並重，這點就是非常好的寫作方式。很多成功學的書，大多都是提出理論，然後引經據典，引用別人的研究來支持自己的論點。可是實務上呢？作者自己實際的案例呢？作者有沒有實務上的實踐自己的論點呢？作者能否提供自己實踐論點時的資料供讀者參考呢？本書就有這些實務案例，這更有利於讀者學習或參考。

再來談談模式化工作術，一開始我就提出該書「模式化工作術」的基本精神，跟「軟體工程」非常類似。當我讀完本書後，有一種體會，也許我可以拿「軟體工程」的概念，來管理我的工作。而不是只能應用在開發或設計程式上。不過，「模式化工作術」這本書，比較接近生活，畢竟這本來就是作者為了管理公司及自我，而想出的一種成功法則。我很推薦這本書，這本書的概念是很不錯的。但是跟這世界上所有的概念或理論都一樣，空有想法沒有行動或執行，那一切都是空談。所以讀完本書後，我就將「模式化工作術」書中，適合自己的部分，加以實踐，到目前的成果相當好，我會持續地以「模式化」的方式去做工作或處理事情。因此，我很樂意推薦本書。